Vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, vừa là bằng chứng vận chuyển, vừa là căn cứ để nhận hàng. Trong một số trường hợp, vận đơn có thể bị mất hoặc thất lạc, gây ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận. Doanh nghiệp cần xử lý thế nào để tránh rủi ro?
1. Vấn đề khi vận đơn bị mất hoặc thất lạc
Khi vận đơn gốc bị mất, thất lạc hoặc không đến kịp tay người nhận, hãng tàu sẽ không chấp nhận giao hàng nếu không có bản gốc – bởi vì vận đơn gốc chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Theo Maersk, nếu không có Original Bill of Lading, việc giao hàng sẽ bị đình trệ cho đến khi vận đơn mới được trình.
Việc mất vận đơn cũng có thể dẫn đến rủi ro “giao nhầm hàng” (mis-delivery), bởi khi không có bản gốc làm căn cứ, hãng tàu hoặc kho cảng có thể không xác định đúng người nhận hàng.
Ngoài ra, hãng tàu có thể yêu cầu người nhập khẩu cung cấp biện pháp bảo đảm tài chính hoặc chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại nếu xảy ra tranh chấp.
2. Giải pháp & cách xử lý
- Thông báo ngay cho hãng tàu, forwarder và người xuất khẩu về việc mất vận đơn để tạm ngưng giao hàng và chuẩn bị xử lý.
- Yêu cầu shipper/người gửi hàng cấp lại vận đơn hoặc xin phép phát hành vận đơn thay thế nếu có cơ chế (tùy hãng tàu). Đôi khi sẽ cần Letter of Indemnity (LOI) và bảo lãnh ngân hàng để hãng tàu chấp thuận giao hàng mà không có bản gốc.
- Nếu hàng đã tới cảng và người nhận đang cần nhận kịp, có thể sử dụng telex release hoặc vận đơn điện tử nếu bên gửi đồng ý và hãng tàu hỗ trợ.
- Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao chứng từ (invoice, contract, xác nhận từ hãng tàu) để có cơ sở chứng minh quyền nhận hàng.
3. Giải pháp phòng tránh & thực hành tốt
- Ưu tiên sử dụng vận đơn điện tử (e-BL) hoặc hệ thống giao nhận điện tử nếu hãng tàu hỗ trợ, giảm nguy cơ mất vận đơn giấy.
- Theo dõi chặt quá trình gửi vận đơn từ người gửi, đảm bảo có mã theo dõi và xác nhận người nhận đã nhận được.
- Khi lập hợp đồng, quy định rõ ràng điều kiện trách nhiệm nếu vận đơn mất, ai chịu chi phí cấp lại hay bảo đảm.
- Đào tạo nhân sự xuất nhập khẩu để nhận biết rủi ro trong quy trình vận chuyển và xử lý tình huống nhanh.
Xem thêm: Tại sao phải nộp bản bill gốc cho hãng tàu?
THD LOGISTICS VIET NAM
Với đội ngũ có kinh nghiệm hơn 10 năm về cung cấp giá cước và hỗ trợ các quy trình khai báo hải quan cùng nhiều dịch vụ Logistics khác
Hãy để THD LOGISTICS hỗ trợ bạn!
BẢO MẬT & AN TOÀN
Bảo mật thông tin khách hàng, cam kết vận chuyển hàng hóa một cách an toàn mang lại những dịch vụ tốt nhất.
TỐC ĐỘ KỊP THỜI
Chúng tôi luôn đảm bảo được thời gian và tốc độ giao hàng kịp thời cho khách hàng, nhanh và chính xác nhất.
GIÁ CẢ HỢP LÝ
Giá cước cạnh tranh nhất thị trường, đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
HỖ TRỢ 24/7
Với đội ngũ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn có mặt để hỗ trợ một cách nhanh nhất.
