Packing list là một trong những chứng từ cơ bản nhưng vô cùng quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu. Nó giúp cơ quan hải quan, hãng tàu và người mua xác định chính xác hàng hóa trong lô hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, thường mắc lỗi nhỏ nhưng gây hậu quả lớn – từ chậm thông quan đến phát sinh chi phí.
1. Những lỗi thường gặp khi làm Packing list
Packing list thường bị sai ở các chi tiết tưởng chừng nhỏ như: mô tả hàng hóa không khớp với Invoice, sai số lượng kiện, trọng lượng hoặc kích thước hàng. Một lỗi phổ biến khác là thiếu thông tin quan trọng như số hợp đồng, số vận đơn hoặc tên phương tiện vận tải. Những sai lệch này khiến hồ sơ khai báo hải quan không thống nhất, buộc phải sửa chữa, gây chậm trễ quá trình thông quan.
Một số trường hợp, doanh nghiệp lập Packing list bằng mẫu cũ hoặc tự thiết kế không theo chuẩn quốc tế. Điều này khiến hãng tàu hoặc đối tác nước ngoài từ chối chứng từ, dẫn đến phải làm lại hoặc bổ sung hồ sơ, làm tăng chi phí logistics không cần thiết.
2. Nguyên nhân và tác động đến quy trình xuất nhập khẩu
Sai sót khi làm Packing list thường xuất phát từ việc nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc không rà soát thông tin trước khi ký xác nhận. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp không có quy trình kiểm tra chéo giữa bộ phận kinh doanh – chứng từ – xuất nhập khẩu, khiến lỗi nhỏ không được phát hiện kịp thời.
Hậu quả là hàng bị kẹt tại cảng, hãng tàu yêu cầu chỉnh sửa hoặc cơ quan hải quan nghi ngờ khai báo sai lệch, kéo dài thời gian xử lý. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp còn bị phạt vì sai thông tin hàng hóa.
3. Giải pháp để tránh sai sót khi làm Packing list
Giải pháp hiệu quả nhất là xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ trước khi gửi đi. Mỗi bộ chứng từ (Invoice, Packing list, Bill of Lading) cần được đối chiếu chéo về số lượng, trọng lượng và mô tả hàng hóa.
Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu Packing list chuẩn quốc tế có đầy đủ thông tin bắt buộc, như: tên hàng, đơn vị tính, số kiện, trọng lượng tịnh – tổng, tên người gửi, người nhận, số hợp đồng, số vận đơn, và điều kiện giao hàng (Incoterms).
Ngoài ra, nên áp dụng phần mềm quản lý chứng từ hoặc dịch vụ logistics chuyên nghiệp để giảm lỗi thủ công. Việc đào tạo nhân viên về cách lập và kiểm tra chứng từ cũng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo mọi hồ sơ luôn chính xác và thông suốt.
Xem thêm: Nhập khẩu thực phẩm về Việt Nam cần làm những thủ tục gì?
THD LOGISTICS VIET NAM
Với đội ngũ có kinh nghiệm hơn 10 năm về cung cấp giá cước và hỗ trợ các quy trình khai báo hải quan cùng nhiều dịch vụ Logistics khác
Hãy để THD LOGISTICS hỗ trợ bạn!
BẢO MẬT & AN TOÀN
Bảo mật thông tin khách hàng, cam kết vận chuyển hàng hóa một cách an toàn mang lại những dịch vụ tốt nhất.
TỐC ĐỘ KỊP THỜI
Chúng tôi luôn đảm bảo được thời gian và tốc độ giao hàng kịp thời cho khách hàng, nhanh và chính xác nhất.
GIÁ CẢ HỢP LÝ
Giá cước cạnh tranh nhất thị trường, đưa ra các giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
HỖ TRỢ 24/7
Với đội ngũ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn có mặt để hỗ trợ một cách nhanh nhất.
